Как бухгалтеру перестать работать бесплатно
Клиент принёс втрое больше документов, попросил «на минутку» сделать акт сверки и справку — а платит по-прежнему фикс. Делаете больше, чем платит клиент? Рассказываем, как доказать это цифрами и превратить работу сверх тарифа в оплачиваемую — спокойно и без конфликтов.
Клиент ООО «Ромашка», сентябрь
36 операций сверх тарифа — больше 3,5 часов работы, за которые никто не заплатил.
Пример, данные условные
Почему работа сверх тарифа остаётся бесплатной
Дело не в жадности клиентов и не в мягкости бухгалтера. Просто объём работы никто не считает — а то, что не посчитано, невозможно предъявить.
Объём растёт незаметно
Клиент открыл второй счёт, нанял сотрудников, стал больше продавать. Документов стало вдвое больше, а абонплата осталась прежней.
Просьбы «на минутку»
Акт сверки, справка, срочная платёжка. По отдельности — мелочь. За месяц набегают часы, которые никто не учитывал.
Нечем доказать
«Мы много работали» — не аргумент. Без цифр разговор о доплате превращается в спор, и проще промолчать.
Считать вручную — долго
Перебрать документы клиента в базе, свести задачи в таблицу, сравнить с договором — полдня на одного клиента. Поэтому этого не делает никто.
Работа сверх тарифа: метод в 5 шагов
Этот подход работает и без программы — нужны только дисциплина и время. Мы сами пришли к нему на практике, в своём бухгалтерском центре.
Зафиксируйте в договоре, что входит в абонплату
Не «бухгалтерское обслуживание», а спецификация: какие услуги, сколько раз и в каком объёме. Например: «ввод первичных документов — до 60 операций в месяц». Всё, что сверх, — по прайсу. Без этого шага остальные не работают.
Составить спецификацию в калькуляторе →Считайте не документы, а операции с учётом сложности
Платёжка из выписки и УПД на 200 строк — это разный объём работы. Введите единицу учёта: «условная операция». Простой документ — одна операция, сложный — несколько, длинный документ — с поправкой на число строк.
Фиксируйте каждую задачу — особенно «на минутку»
Каждая просьба клиента — это задача с отметкой «по запросу» и временем выполнения. Именно эти мелочи чаще всего и составляют работу сверх тарифа.
Каждый месяц сравнивайте факт с тарифом
Сколько сделано, сколько входило в абонплату, сколько сверх — в операциях и в нормо-часах. Важно: отправляйте клиенту отчёт каждый месяц, даже когда сверх ничего нет. Клиент привыкает видеть вашу работу, и доплата не становится сюрпризом.
Выставляйте доплату по прайсу — без исключений
Отчёт показал работу сверх тарифа — выставляйте счёт. Без «в этот раз не будем». Если доплата повторяется несколько месяцев подряд, это честный повод пересмотреть тариф.
Тот же метод — но без ручного подсчёта
Вручную метод отнимает полдня на клиента. В Бухгалтерофф каждый шаг выполняется сам или в пару кликов.
Отчёт, с которым клиент не спорит
В конце месяца клиент получает отчёт: сколько сделано, что входило в абонплату и что сверх. К нему прикладываются журнал операций и журнал задач — каждую цифру можно проверить.
- Цифры из базы самого клиента — не ваши оценки, а факт.
- Видно и операции, и задачи — включая все просьбы «на минутку».
- Доплата перестаёт быть сюрпризом — клиент каждый месяц видит, за что платит.
Пример отчёта, данные условные
Вместо бесплатной работы — счета на доплату
В конце месяца Бухгалтерофф сам покажет, кому из клиентов и на какую сумму выставить доплату — и выставит счета всем разом. Первый месяц пользования — без оплаты.