Сколько на самом деле стоит каждый клиент и каждый час бухгалтера
Абонплата одинаковая, а один клиент забирает втрое больше времени, чем другой. Один бухгалтер перегружен, другой успевает раньше срока. Нормы времени взяты «на глаз». Рассказываем, как увидеть реальную картину на трёх уровнях: клиенты, сотрудники и услуги.
Доход на час работы, сентябрь
Абонплата у всех трёх клиентов — 12 000 ₽
Цена одинаковая, а час работы на ИП Соколова приносит втрое меньше. Без учёта времени этого не видно.
Пример, данные условные
Почему непонятно, куда уходит время
Время — главный ресурс бухгалтерской компании. Но его почти никто не считает, а то, что не посчитано, невозможно ни оценить, ни продать.
Одна цена — разное время
Клиенты на одном тарифе забирают совсем разное время. Убыточных клиентов не видно, пока не посчитаешь часы.
Нагрузка — «на ощущениях»
Кто перегружен, а у кого есть запас, руководитель узнаёт, когда что-то уже сорвалось или сотрудник выгорел.
Нормы времени взяты «на глаз»
Если норма на услугу занижена, тариф недооценён — и каждый такой заказ вы делаете себе в убыток.
Записывать время некогда
Таблица учёта времени заполняется в конце дня по памяти — или не заполняется вовсе. Сводить её тоже некому.
Учёт рабочего времени: метод в 5 шагов
Этот подход работает и без программы — нужны дисциплина и время. Мы сами пришли к нему на практике, в своём бухгалтерском центре.
Фиксируйте время на каждой задаче — в момент работы
Не по памяти в конце дня, а сразу: начал задачу — время пошло, закончил — остановил. У каждой задачи должны быть клиент и услуга, иначе время потом не разложить.
Считайте доход на час по каждому клиенту
Абонплата и доплаты за месяц, делённые на фактические часы. Клиенты с самым низким доходом на час — первые кандидаты на пересмотр тарифа.
Смотрите на загрузку каждого бухгалтера
Фото рабочего времени: сколько часов ушло на задачи, на каких клиентах, где перегрузка, а где запас. Цель — справедливо распределить клиентов и вовремя помочь, а не наказать.
Сверяйте нормы времени с фактом по каждой услуге
Норма на акт сверки — 20 минут, а по факту уходит 45? Поправьте норму. Иначе тариф и доплаты считаются по заниженному времени, и вы недополучаете деньги.
Раз в квартал делайте выводы
Пересмотрите тарифы убыточных клиентов, перераспределите нагрузку между бухгалтерами, обновите нормы. Учёт времени имеет смысл, только когда по нему принимают решения.
Время по клиентам, сотрудникам и услугам — без таблиц
Бухгалтер нажимает «Начать» в задаче — таймер считает время, а задача уже привязана к клиенту и услуге. Всё остальное программа сводит сама.
По клиентам
Сколько времени фактически уходит на каждого клиента и сколько приносит час работы с ним. Видно, кто из клиентов убыточен и кому пора пересмотреть тариф.
По сотрудникам
Отчёт «Фото рабочего времени» по каждому бухгалтеру: загрузка, клиенты, задачи. Видно, кто перегружен, а у кого есть запас, — и как распределить работу справедливо.
По услугам
«Фото рабочего времени» по номенклатуре: норма времени против факта по каждой услуге. Нормы можно поправить по реальным данным — и тарифы станут честнее.
| Задача | Затрачено | Норма | Откл. |
|---|---|---|---|
| ИП Соколов, всего | 26:26 | 17:47 | +8:39 |
| Зарплата, аванс за июнь | 0:25 | 0:08 | +0:17 |
| Уведомление о налогах | 0:12 | 0:12 | |
| 6-НДФЛ за квартал | 0:45 | 0:48 | −0:03 |
| Приём сотрудника | 0:38 | 0:36 | +0:02 |
Есть отчёты по клиенту, по сотруднику и по услуге (номенклатуре).
Учёт времени — не слежка
- Бухгалтеру не нужно ничего записывать — таймер включается одной кнопкой в задаче.
- Перегрузку видно сразу — до того, как сотрудник устанет и начнёт ошибаться.
- Хорошая работа становится заметной — у бухгалтера появляются цифры, а не только ощущение, что он делает больше других.
Узнайте, сколько на самом деле стоит ваш час
Подключите базы клиентов к Бухгалтерофф — и уже через месяц увидите время по каждому клиенту, бухгалтеру и услуге. Первый месяц пользования — без оплаты.